Как рассчитать KPI: формулы, виды и примеры
Чем KPI отличается от OKR, почему одни показатели за месяц суммируются, другие усредняются, а третьи берутся по последнему значению — и как из-за путаницы в этом конверсия превращается в 180%.
KPI заводят почти все, а пользу получают немногие. Причина обычно не в выборе показателей, а в арифметике: одни и те же четыре недельных числа можно свернуть в месячный итог тремя разными способами, и два из них дадут бессмыслицу. Разберём, как считать правильно.
Коротко
KPI — измеримый показатель работы, у которого есть план, факт и срок. Формула выполнения проста, но способ свёртки недель в месяц зависит от природы показателя: накопительные суммируются, уровневые усредняются, остаточные берутся по последнему значению.
Что такое KPI и чем он отличается от OKR
KPI (key performance indicator) — ключевой показатель эффективности. Это метрика регулярной работы, у которой есть целевое значение: конверсия 45%, 130 лидов в месяц, срок ответа на заявку до двух часов.
OKR решает другую задачу. Это амбициозная цель на квартал с измеримыми результатами — то, чего сейчас нет и что нужно создать. Разница принципиальная:
| KPI | OKR | |
|---|---|---|
| Про что | Регулярная работа, которая уже идёт | Изменение, которого ещё нет |
| Норма выполнения | 100% — это норма | 70% — уже хороший результат |
| Горизонт | Месяц, неделя | Квартал, год |
| Пример | Конверсия из КП в договор 45% | Запустить продукт в новом регионе |
Смешивать их вредно: если ставить KPI как амбициозную цель, невыполнение станет нормой и показатель перестанет что-либо значить.
Виды KPI
Для расчёта важна не отраслевая принадлежность показателя, а его математическая природа. По ней KPI делятся на три типа:
| Тип | Примеры | Месячный итог |
|---|---|---|
| Накопительные | Лиды, сделки, выручка, число звонков | Сумма недель |
| Уровневые | Конверсия, средний чек, NPS, доля брака | Среднее по неделям |
| Остаточные | Открытые вакансии, размер команды, остаток на складе | Последнее значение |
Самая частая ошибка в расчёте KPI
Суммировать конверсию за четыре недели. Получается 180% вместо 45%, и показатель превращается в мусор. Такая же ошибка — усреднять лиды: 30 лидов в неделю дают 120 за месяц, а не 30.
Формула расчёта KPI
Базовая формула выполнения одинакова для всех типов:
Выполнение, % = (Факт ÷ План) × 100%
Для показателей, где «меньше — лучше» (срок обработки заявки, доля брака, отток), формула переворачивается:
Выполнение, % = (План ÷ Факт) × 100%
Если у отдела несколько показателей с разной важностью, считается взвешенный итог:
Итог отдела = Σ (Выполнение показателя × Вес показателя), где сумма весов = 100%
Пример расчёта
Отдел продаж, июль. Три показателя с весами:
| Показатель | Тип | План | Факт | Вес | Выполнение |
|---|---|---|---|---|---|
| Новые сделки | Накопительный | 40 | 34 | 50% | 85% |
| Конверсия КП → договор | Уровневый | 45% | 48% | 30% | 107% |
| Срок ответа на заявку | Уровневый, меньше — лучше | 2 ч | 2,5 ч | 20% | 80% |
Итог: 85 × 0,5 + 107 × 0,3 + 80 × 0,2 = 42,5 + 32,1 + 16 = 90,6%.
Обратите внимание на третью строку: факт 2,5 часа хуже плана в 2 часа, поэтому считаем 2 ÷ 2,5 = 80%. Если бы применили обычную формулу, вышло бы 125% — премия за просроченные ответы.
Примеры KPI по отделам
| Отдел | Показатель | Тип |
|---|---|---|
| Продажи | Конверсия из встречи в договор | Уровневый |
| Продажи | Число новых сделок | Накопительный |
| Маркетинг | Лидов из канала | Накопительный |
| Маркетинг | Стоимость лида | Уровневый, меньше — лучше |
| HR | Закрытых вакансий | Накопительный |
| HR | Открытых вакансий на конец месяца | Остаточный |
| Поддержка | Среднее время первого ответа | Уровневый, меньше — лучше |
| Производство | Доля заказов в срок | Уровневый |
Четыре ошибки, из-за которых KPI не работают
Ошибка 1. Слишком много показателей
Десять KPI на отдел означают, что важного нет ни одного. Три-пять — рабочий максимум, остальное размывает фокус и превращает еженедельное заполнение в формальность.
Ошибка 2. Цель правится задним числом
Если план можно подвинуть после того, как факт известен, показатель перестаёт быть инструментом управления. План должен фиксироваться до начала периода и меняться только явным решением.
Ошибка 3. Показатель, на который сотрудник не влияет
Ставить менеджеру по продажам KPI по чистой прибыли компании бессмысленно: на неё влияют закупки, аренда и налоги. Показатель должен зависеть от действий того, кому он поставлен.
Ошибка 4. KPI не связаны с целями компании
Отдел может выполнять все показатели, пока компания стоит на месте. Если ни один KPI подразделения не привязан к стратегической инициативе, стоит спросить, что именно это подразделение двигает.
Как считать KPI на практике
Минимально работающая схема выглядит так: план на месяц фиксируется до его начала, факт вносится раз в неделю, месячный итог собирается по правильному для каждого типа способу. Недельный ритм важнее, чем кажется — он показывает отставание в середине месяца, когда ещё можно среагировать.
О том, как это устроено с утверждением плана, блокировкой целей от правок и годовой тепловой картой исполнения, — на странице KPI и оргструктуры. Про связь показателей со стратегией — на странице OKR.
Что запомнить
- KPI — про регулярную работу, OKR — про изменения; 100% для KPI норма, для OKR — редкость
- Способ свёртки недель зависит от типа: сумма, среднее или последнее значение
- Суммировать конверсию за месяц — самая частая и самая дорогая ошибка
- Для показателей «меньше — лучше» формула переворачивается: план ÷ факт
- Три-пять показателей на отдел, не больше
- План фиксируется до начала периода и не правится задним числом
Финмодуль — система управления компанией по целям: управленческий учёт, финансовая модель, бюджет, KPI отделов и стратегические цели в одном месте.
Посмотреть на цифрах своей компании →